POLÍTICA ANTI-FRAUDE
Aprobada por la Junta Directiva el 2 de febrero de 2023

 

I. Introducción

La Junta Directiva de MMG Bank Corporation, junto a su Equipo Gerencial, son responsables de promover los más altos estándares de conducta ética entre sus directores, ejecutivo, colaboradores, clientes y proveedores.

II. Política Anti-Fraude

La Alta Gerencia es responsable por la administración, prevención y detección del riesgo de fraude. Cada miembro del Banco deberá estar alerta a las acciones que ocurran dentro de su área de responsabilidad, y deben estar alertas a cualquier indicio de fraude.

Cualquier persona que sospeche o tenga conocimiento o indicios de la comisión o posible comisión de un fraude, debe reportarlo inmediatamente, por medio de cualquiera de los mecanismos de denuncia establecidos para tal fin.

Las investigaciones de fraude se coordinarán con el Departamento Legal y las áreas afectadas.

III. Alcance

La Política Anti-Fraude se aplica a cualquier hecho que implique la comisión o posible comisión de un fraude, ya sea por parte de algún accionista, director, ejecutivo o colaborador del banco, así como de algún proveedor o tercero que tenga algún tipo de relación de negocio o contractual con el Banco. Esta política también incluye el mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados mediante actos de corrupción y soborno.

IV. Acciones que constituyen Fraude

Para los fines de la Política Anti-Fraude, el fraude se define como cualquier acto llevado a cabo por uno o más personas con el fin de apropiarse, aprovecharse o hacerse de un bien ajeno, sea material o intangible, de forma indebida, en perjuicio de otra y generalmente por la falta de conocimiento o malicia del afectado.

Entre los actos que se consideran fraude, y sin que sean los únicos, están los siguientes:

  • Cualquier acto deshonesto o fraudulento.
  • Falsificación o alteración de cualquier información, firma, cifra o contenido o de cualquier documento, sea del Banco, sus clientes, proveedores o de terceros.
  • Falsificación o alteración de cheques, giros bancarios o cualquier otro documento financiero.
  • Apropiación indebida de bienes de cualquier naturaleza, incluyendo dineros y valores, de propiedad del Banco o de terceros que estén bajo depositado o en custodia del Banco.
  • Uso indebido o no autorizado de los bienes del Banco o de terceros que estén depositados o bajo custodia del Banco.
  • Uso indebido y/o divulgación no autorizada de información confidencial del Banco y/o sus clientes.
  • Apropiación indebida de comisiones pagaderas al banco o generadas por el colaborador como resultado del ejercicio de sus funciones en el banco.
  • Manejo inadecuado de dinero, reportes de efectivo o transacciones financieras.
  • Obtener beneficios o remuneración bajo cualquier forma, resultante del uso indebido o divulgación no autorizada de información confidencial o derechos de propiedad intelectual del Banco o de sus clientes.
  • Divulgación no autorizada sobre operaciones que el banco lleva a cabo o contempla llevar a cabo.
  • Aceptar o pedir cualquier cosa de valor material a los contratistas, vendedores o personas que provean servicios/materiales al banco. Excepción: Regalos con valor inferior a $50.00.
  • Destrucción, eliminación o uso inapropiado de registros, muebles, enseres y equipo; y/o Cualquier conducta similar o relacionada.
  • Ofrecer, prometer, dar o aceptar una ganancia pecuniaria indebida o cualquier otra ventaja para o por:
    • Un funcionario público a nivel nacional, local o internacional.
    • Un partido político, funcionario de partido o candidato; y
    • Un director, oficial, empleado o representante de una empresa privada; para obtener o conservar un negocio u otra ventaja impropia.
  • Pagos de Facilitación
  • Conflicto de Intereses
  • Donaciones para obtener beneficios
  • Contribuciones políticas
  • Manejo de fondos provenientes de la corrupción

V. Otras Conductas Inapropiadas

La Política Anti-Fraude también procura prevenir conductas o actos que riñan con la moral y buenas costumbres.

Cualquier pregunta sobre si una acción constituye o no fraude, se debe contactar al Gerente de Auditoría Interna para su orientación.

Sospecha de comportamientos que vayan en contra de la moral o ética por parte de los accionistas, directores, ejecutivos y colaboradores del banco, deberán ser reportados al departamento de Recursos Humanos quienes llevarán a cabo las acciones correspondientes.

VI. Sistema de Denuncia

El Sistema de Denuncias es el medio a través del cual los miembros del banco, sus clientes, proveedores o terceros pueden denunciar, de forma anónima, cualquier conducta fraudulenta.

VII. Responsable de La Investigación

Se debe tener gran cuidado en la investigación de sospechas de fraude para evitar acusaciones equivocadas o que se alerte al sospechoso de que se está llevando a cabo una investigación.

El Gerente de Auditoría Interna será responsable de recibir las denuncias y realizará las investigaciones de los hechos denunciados que, de acuerdo con la definición de la política, constituyen fraude.

Las investigaciones se conducirán sin importar los años de servicio, posición/título, o relación que tenga el sospechoso con el banco.

Si las investigaciones evidencian que hubo fraude, el Gerente de Auditoría Interna emitirá un reporte y lo presentará al Comité de Auditoría.

Las decisiones de procesar o referir los resultados de la investigación a las instancias de ley apropiada y/o agencias reguladoras para una investigación independiente se tomarán en conjunto con el Asesor Legal del Banco y la Alta Gerencia.

Nota: Las denuncias relacionadas con la comisión del delito de Blanqueo de Capitales y Financiamiento de Terrorismo o comisión de fraude por parte de algún cliente, serán manejadas por el Departamento de Cumplimiento y el área Legal, siguiendo la metodología y proceso de investigaciones internas establecidas en el Manual de cumplimiento.

VIII. Confidencialidad

Las personas involucradas en el proceso de investigación tratarán de forma confidencial toda la información recibida, y se asegurarán de proteger el anonimato de quienes hayan presentado cualquier denuncia.

Los resultados de la investigación no se divulgarán o discutirán con nadie que no tenga la legítima necesidad de saberlo. Esto es importante para evitar daños a la reputación de personas que en el transcurso de la investigación han sido encontradas inocentes y para proteger al banco de una potencial responsabilidad civil.

IX. Procedimiento de Denuncia

Cualquier persona que sospeche de actividades deshonestas o fraudulentas lo notificará inmediatamente al Gerente de Auditoría por medio de la dirección de correo electrónico ‘denuncias@mmgbank.com’ o a través del Sistema de Denuncias publicado en la página web del banco www.mmgbank.com. Sólo el Gerente de Auditoría Interna estará habilitado para recibir denuncias formuladas a través de esta dirección.

Las personas que realicen la denuncia en ningún momento deberán:

  • Contactar al sospechoso en un esfuerzo para determinar hechos o solicitar la restitución.
  • Discutir el caso, hecho, sospecha, o alegación con nadie a menos que sea solicitado por el Gerente de Auditoría Interna.

Toda consulta con relación a la actividad o persona bajo investigación deberá dirigirse al Gerente de Auditoría Interna. Ninguna información relacionada al estatus de la investigación podrá ser suministrada sin la debida autorización del Gerente de Auditoría Interna. La respuesta apropiada a cualquier pregunta es: “No estoy en la libertad de discutir este tema”. Bajo ninguna circunstancia se debe hacer referencia a “la alegación”, “el crimen”, “el fraude”, “la falsificación”, “la apropiación indebida”, o cualquier otra referencia específica.

X. Procedimientos de Investigación y Respuesta

El Gerente de Auditoría Interna confirmará recibo de la denuncia siempre que sea posible y notificará inmediatamente a la Alta Gerencia del banco sobre el recibo de esta, siempre y cuando ésta no involucre a la Alta Gerencia.

El Gerente de Auditoría Interna desarrollará una estrategia para la investigación de la denuncia en consulta con cualquier otra área del banco según sea apropiado.

Cuando se reciba una denuncia sobre un acto o conducta que no se haya previsto en la Política Anti-Fraude, el Gerente de Auditoría Interna determinará a cuál otra autoridad del banco le corresponderá atender tal denuncia.

El Gerente de Auditoría Interna también reportará al Presidente del Comité de Auditoría todas las denuncias recibidas y las estrategias recomendadas para la investigación. El Presidente del Comité de Auditoría podrá brindar apoyo en la dirección y la asesoría con relación al desarrollo de la investigación.

XI. Facultades de Investigación

El Gerente de Auditoría Interna y su equipo tendrán:

  • Libre e ilimitado acceso a todos los registros y local del banco, sea de su propiedad o alquilado.
  • La facultad de examinar, copiar, y/o extraer toda o cualquier parte de los expedientes, escritorios, gabinetes, y otras facilidades de almacenamiento del local sin conocimiento previo o consentimiento de cualquier persona que pudiera usar o tener custodia de cualquiera de esos artículos o facilidades cuando sea dentro del marco de la investigación.

XII. Presunción de Buena Fe

Cuando una persona presente una denuncia sobre la comisión o posible comisión de un acto fraudulento, se presumirá que lo hace de buena fe y con base en indicios o elementos reales.

Si luego de presentarse una denuncia se llegase a probar que el denunciante actuó de forma mal intencionada y con base en hechos falsos, con el fin de perjudicar al denunciado, la Alta Gerencia tendrá derecho a aplicar las medidas y sanciones que la ley tenga previsto para tales actos.

XIII. Ausencia de Represalias

La persona que denuncie la comisión o posible comisión de un acto fraudulento, no podrá ser objeto de represalias, amenazas, medidas discriminatorias o sanciones de tipo alguno. No obstante, cuando se compruebe que el denunciante actuó de forma mal intencionada y con base en hechos falsos, con el fin de perjudicar al denunciado, la Alta Gerencia tendrá derecho a aplicar las medidas y sanciones que la ley tenga previsto para tales actos.

Formulario de denuncias anónimas